3.9 Menerapkan prosedur kegiatan rapat
Istilah prosedur rapat dan
kaitannya dengan pertemuan atau rapat maksudnya ialah pada saat
menyelenggarakan rapat, maka pihak penyelenggara harus melakukan kegiatan
dengan mengikuti cara atau tahap kegiatan yang tepat dan baik sesuai ketentuan
umum yang berlaku dalam rapat.
Adapun prosedur pertemuan atau rapat secara umum, yaitu sebagai berikut :
·
Panitia
penyelenggara melakukan prapersiapan seperti menentukan masalah, tujuan, dan
maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat, mengirimkan notula rapat sebelumnya.
·
Panitia
penyelenggara melakukan persiapan seperti menentukan acara rapat dan
menyusunnya, menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perangkat lunak dan
keras, peralatan menulis, menyusulkan bahan rapat yang belum sempat dikirim,
menyusun konvokasi atau undangan rapat, menempatkan peserta sesuai dengan
fungsi dan kedudukannya.
·
Panitia
penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam pelaksanaan rapat.
Seluruhnya peserta rapat mempunyai hak dan kewajiban yang sama. Maksudnya
seluruh peserta rapat mempunyai hak untuk berbicara dan mempunyai kewajiban
untuk menyumbangkan hasil pemikiran.
·
Seorang
notulis bila rapat telah selesai harus mampu mencatat jalannya acara rapat. Hal
yang dicatat ialah inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya acara rapat.
·
Bila
rapat telah berakhir maka pihak penyelenggara harus mempunyai notula rapat yang
ditulis oleh notulis atau sekretaris. Notula rapat atau hasil naskah rapat
biasanya harus diperbanyak atau digandakan dan dikirimkan atau didistribusikan
kepada peserta rapat, baik yang hadir maupun yang tidak hadir pada waktu rapat,
atau dikirim kepada pihak luar/ekstern.
Jadi, secara sederhana dapat
disimpulkan bahwa prosedur rapat atau pertemuan terdiri atas empat unsur, yaitu
:
1. Prapersiapan,
2. Persiapan,
3. Pelaksanaan,
4. Penggandaan dan pendistribusian.
Selain keempat unsur tersebut
diatas terdapat hal lain yang mempengaruhi prosedur rapat, yaitu jenis rapat
dan tujuan rapat. Jika tujuan dari komunikasi ialah tercapainya suatu keputusan
atau adanya pemecahan masalah, maka saluran yang dipergunakan ialah media
lisan, kearah peserta yang sedikit atau rapat kecil. Sedangkan
penyajian/presentasi formal dengan jumlah peserta rapat yang besar seperti
konvensi penjualan, rapat pemegang saham, presentasi untuk analis keamanan, dan
fungsi-fungsi upacara, pada umumnya diadakan di auditorium. Untuk memperbesar
objek dalam presentasi ini seringkali digunakan alat bantu audiovisual seperti
film, audio rekaman, dan slide show.
Etika Rapat Dan Gaya Komunikasi.
Salah satu etika yang harus dipahami dan diterapkan adalah etika rapat. Ketika
akan melaksanakan pertemuan ( bisnis atau rapat ) maka perhatikanlah prosedur
dan etika rapat. Yang dimaksud dengan etika rapat adalah norma, nilai, kaidah,
atau ukuran tingkah laku yang baik ketika melakukan rapat.
Gaya komunikasi sebenarnya merupakan bagian dari etika rapat. Pada saat
pertemuan setiap orang yang berbicara mempunyai kebiasaan dan gaya tersendiri
atau mempunyai gaya komunikasi yang berlainan.
Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila memenuhi beberapa
persyaratan. Persyaratan tersebut, antara lain sebagai berikut :
1. Persepsi.
2. Ketepatan.
3. Kredibilitas.
4. Pengerndalian.
5. Kecocokan/keserasian.
Beberapa persyaratan agar
komunikasi berjalan efektif seperti diuraikan diatas harus diterapkan dalam
gaya komunikasi. Gaya komunikasi seseorang sangat menentukan keberhasilan suatu
komunikasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya komunikasi, antara
lain :
1. Pesyaratan komunikasi yang
efektif.
2. Bahasa isyarat ialah gerakan
badan/tubuh atau ekspresi wajah.
3. Bahasa yang digunakan jelas,
singkat, tepat dan santun, serta dapat dipahami dengan mudah oleh orang lain.
4. Budi pekerti, watak, dan etika
turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang.
5. Gaya bahasa yang digunakan
menentukan gaya komunikasi.
Selain kelima unsur tersebut
diatas, dalam gaya komunikasi terdapat hal-hal lain yang dapat menarik dalam
mempengaruhi pembicaraan. Hal-hal menarik yang dapat mempengaruhi pembicaraan
antara lain :
1. Pakaian.
2. Pandangan mata.
3. Mimik wajah.
4. Sikap badan.
5. Suara.
6. Tulisan.
Teknik Membuka Dan Menutup Rapat
Teknik membuka rapat
Teknik membuka rapat, yaitu sebagai berikut :
1. Kalimat pembuka harus menarik
atau memikat.
2. Kalimat pembuka berisi kalimat
yang membangkitkan motivasi para pendengar secara cermat.
3. Kalimat pembuka berisi uraian
secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas.
4. Berikan penegasan atau penekanan
pada tujuan dari pembicaran.
5. Gunakan kalimat yang singkat,
jelas, tetapi langsung menarik perhatian para pendengar.
6. Pada awal pembicaraan dapat
dipakai beberapa teknik, seperti :
· Penggunaan data.
· Anekdot.
· Membuat pertanyaan.
· Mengungkapkan sesuatu yang unik
dan istimewa.
· Pribahasa, kata bijak, dan
kutipan dari kitab suci.
Teknik menutup rapat
Teknik menutup rapat, yaitu sebagai berikut :
1. Menyusun ringkasan atau kesimpulan.
2. Kalimat penutup.
Prosedur Pertemuan/Rapat
Prosedur adalah urutan
langkah-langkah yang harus ditempuh dalam melakukan suatu kegiatan secara
sistematis sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Prosedur rapat berkaitan
erat dengan beberapa tahapan kegiatan yang harus dilakukan dalam pelaksanaan
pertemuan/rapat, dan sesuai dengan ketentuan umum yang berlaku dalam rapat.
Prosedur pertemuan/rapat yang harus dilakukan antara lain sebagai berikut.
a.
Menentukan Masalah dan Tujuan Pertemuan/Rapat
Setiap
rapat yang akan diselenggarakan harus memiliki maksud atau tujuan dan masalah
apa yang akan dibahas dalam pertemuan/rapat tersebut. Misalnya, tujuan
pertemuan/rapat itu untuk memecahkan suatu masalah, membuat sebuah keputusan,
atau hanya mengumpulkan informasi.
b. Mempersiapkan
Perlengkapan/Peralatan Pertemuan/Rapat
Perlengkapan
pertemuan/rapat harus dipersiapkan sebelum rapat dimulai. Mempersiapkan
perlengkapan pertemuan/rapat itu meliputi penyediaan papan tulis; spidol;
flip-chart (media tulis); overhead projector atau slide projector; LCD; tape
recorder untuk merekam jalannya rapat (jika perlu); laptop/komputer beserta
perangkat lunak dan keras pendukungnya; alat-alat kelengkapan menulis seperti
misalnya jepit kertas, klip kertas, perfurator, stapler dengan isinya, gunting,
cutter, peruncing pensil, dan lain-lain. Segala perlengkapan/peralatan tersebut
di atas harus dipersiapkan dan tersedia pada waktu rapat dilaksanakan.
c. Menyediakan Tempat
Pertemuan/Rapat
Mempersiapkan
ruangan atau tempat rapat sangat diperlukan. Hal ini harus dilakukan sebelum
rapat diselenggarakan dan sebelum undangan dikirim kepada peserta
pertemuan/rapat. Ruangan sebaiknya dipilih yang nyaman dan sesuaikan dengan
jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Kalau melibatkan instansi di luar
kantor, periksa kembali jumlah orang yang akan hadir pada rapat tersebut karena
akan memengaruhi kapasitas ruangan, jumlah meja maupun kursi yang harus
disiapkan, sekaligus jumlah snack atau makanan yang hendak disediakan. Atur
pula tata letak meja dan kursi sesuai dengan keperluan rapat dan tata ruangan
rapat sebaik mungkin.
d. Membuat Daftar Acara
Pertemuan/Rapat
Daftar
acara harus dibuat dan disusun sebelum pertemuan/rapat dimulai. Daftar acara
itu dapat dibuat dengan cara membuat pokok-pokok acara dalam garis besar.
Rancanglah acara rapat tersebut dengan efektif agar tak buang waktu. Daftar
acara itu dapat meliputi jadwal pembukaan acara pertemuan/rapat, pembahasan
materi pokok rapat, waktu istirahat, penutupan rapat, dan sebagainya.
e. Mempersiapkan Peserta
Pertemuan/Rapat
Sebelum
pertemuan/rapat dimulai, peserta rapat harus dipersiapkan terlebih dahulu.
Persiapan itu dapat meliputi pembuatan daftar orang-orang yang akan diundang
dalam pertemuan/rapat tersebut, mempersiapkan konsep surat undangan dengan
baik, memeriksa dan mempertimbangkan kembali daftar orang-orang yang harus
diundang dalam pertemuan/rapat berdasarkan kontribusi mereka dalam agenda rapat
tersebut. Menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya seperti
menentukan pemimpin rapat, moderator (jika diperlukan), serta notulen rapat.
Sehari sebelum pelaksanaan rapat, pastikan kehadiran orang-orang yang diundang
dalam kegiatan pertemuan/rapat itu. Jika tidak bisa hadir, minta mereka
menunjuk orang-orang yang kompeten terhadap masalah yang hendak dibahas untuk
mewakilkannya.
f. Mempersiapkan Bahan Pertemuan/Rapat
Mempersiapkan
bahan pertemuan/rapat bagi peserta pertemuan/rapat sangat diperlukan sebelum
rapat dimulai. Bahan-bahan itu dapat berupa daftar acara atau agenda
pertemuan/rapat yang akan dilaksanakan, hasil rapat yang lalu, kertas-kertas
kerja dari para peserta yang akan dibahas, dan sebagainya.
g. Mencatat Hasil Rapat
Hasil-hasil
rapat harus dicatat oleh seorang notulen. Seorang notulen atau notulis harus
mampu mencatat jalannya acara rapat. Hal yang dicatat itu berupa inti-inti
pembicaraan selama berlangsungnya acara pertemuan/rapat. Hasil-hasil rapat yang
dicatat oleh notulen ini disebut notula rapat.
h. Pendistribusian Hasil Rapat
Notula
rapat atau hasil rapat harus diketik rapi, kemudian diperbanyak atau digandakan
dan dikirimkan atau didistribusikan kepada peserta rapat, baik yang hadir
maupun yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dikirim kepada pihak
luar/ekstern. Hasil rapat tersebut juga dapat diberitahukan melalui pesawat
telepon atau media komunikasi lainnya kepada anggota atau peserta rapat.
i. Melakukan Kegiatan Tindak
Lanjut Hasil Rapat
Hasil-hasil
rapat yang telah diputuskan harus ditindaklanjuti agar tujuan rapat yang telah
ditetapkan sebelumnya benar-benar tercapai. Apabila rapat yang diselenggarakan
tersebut merupakan rapat yang bersifat periodik, maka Anda dapat
mengikutsertakan lembaran atau slip yang meminta keterangan dari para anggota
mengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri pertemuan yang akan datang, terutama
untuk menindaklanjuti hasil rapat sebelumnya. Berdasarkan hasil keterangan
peserta dalam slip ini, Anda dapat membuat daftar peserta yang akan hadir dalam
pertemuan mendatang.
.